業務効率を向上させるには？ 進め方と方法を解説

業務効率の向上は業種・業界を問わず、さまざまな企業が取り組んでいるテーマの一つです。

業務効率がよい状態とは、業務遂行にかかる、人材、時間、コストが適切に配分されている場合を指します。しかしながら、その状態を実現するのは一筋縄ではいきません。

本記事では、業務効率の向上に取り組む企業さまに向けて、業務効率の進め方や業務効率を向上させるための手法について解説します。

業務効率の進め方

業務効率は、以下の4つのステップで進めます。

①現状の把握

まず、現在の業務をさまざまな角度から可視化する必要があります。

業務内容や業務プロセスを可視化することで全体像を把握して、業務効率が必要な箇所を洗い出しやすくなります。現状を把握する際は、以下の内容を具体的に洗い出すことがポイントです。

▼現状の把握で洗い出す内容

• 担当者・従業員数
• 各部署・チームの業務内容
• 各業務のプロセス
• 業務遂行にかかる時間
• 業務遂行にかかるコスト
• 業務遂行にかかる属人化

こういった現状の把握にはフレームワークである『As Is To Be』が有効です。理想と現状を書き出し、業務効率を目指します。

②課題の抽出

現状を把握した後は、どの業務やプロセスでどのような課題を抱えているのか明確にします。その後、業務効率が必要な業務優先度を決定し、適切な改善策を検討します。

▼優先的に取り組んだほうがよい業務課題

• 定型化しやすい業務
• 高頻度で発生する業務
• 人的ミスが発生しやすい業務
• 想定より工数・コストがオーバーしている業務

③手法の検討

業務効率が必要な業務とその課題を明確化した後は、具体的な手法を策定します。

対象となる業務に対して以下のような項目をチェック。業務方法・フローの見直しやデジタル機器、ITツールの導入などを検討します。

▼手法の検討時にチェックする項目

• 想定した工数・コストは適切か
• ムダな業務やプロセスはないか
• 重複している業務はないか
• ほかの業務と統合できるかどうか

④実施・検証

最後のステップは実施と検証です。例えば、効率化を図った業務に対して想定・現状・改善後の3つに分けて数値を比較後、実際に効果があったのか検証することも重要です。

業務効率では検討した施策を実施することがゴールではありません。効果検証を行い、改善へ向けてPDCAサイクルを継続的に回すことで業務効率の向上につなげます。

▼PDCAを回す際のポイント

• 業務課題に対する最終的な目標・達成までの期間を設定する
• 実行する手法とプロセス、進捗状況を記録・数値化し、測定しやすくする
• 実行した内容を定期的に評価し、改善策を講じる

業務効率の手法

業務効率を進める流れを踏まえたところで、具体的な手法について紹介します。業務効率を図るカギは、自動化・システム化・一元化です。

自動化

ITツールを活用して日常的な業務を自動化する方法があります。例えば、定型的な計算・入力業務に関してはRPA（Robotic Process Automation：ロボティック・プロセス・オートメーション）に実行させるという方法が挙げられます。

人手で行っていた定型業務を自動化することにより、業務スピードを向上できます。また、業務遂行にかかる時間の削減、ヒューマンエラーの削減により、人員の適材適所へ再配置、業務効率・業務クオリティの向上につながります。

システム化

企業活動で発生する顧客管理、販売管理、購買管理、会計などのさまざまな業務にシステムを導入し、業務フローや管理体制そのものを変えることも有効です。

業務をシステム化することにより、手作業および多重入力が減り、業務スピードの向上が期待できます。

また、業務に関わるデータがシステム上に集約されるため、担当者間の情報共有が円滑化され、業務効率の向上につながります。

一元化

社内にある複数の業務システムを一元化・集約化する方法も有効です。業務ごとに個別管理していたシステムを統合することで、社内のデータを集約。必要なときにすぐにアクセスできる環境を構築できます。

社内全体のデータ活用がスムーズになることで、部署をまたいで書類を運ぶ、電話・メールで確認するといった労力を削減できます。これにより、伝達ミスの防止、業務プロセスの合理化を図れます。

▼一元管理に特化したERP『SAP® Business ByDesign®』

『SAP® Business ByDesign®』は、一元化に特化した複数の業務システムを統合したクラウド型ERPです。企業のコア業務に必要な機能が統合されているため、データの整合性や一貫性が向上します。業務で発生するあらゆるデータを一箇所にまとめることで、必要なときに必要な情報を活用できる仕組みを構築。業務効率を最大限に発揮できます。業務の属人化が解消され、部署間の連携がスムーズになることで、組織全体の業務効率につながります。

まとめ

今回は業務効率を向上させるために、業務効率の進め方や効率化の手法についてご紹介しました。業務の効率は、現在、そして今後においても重要なテーマです。まずは現状を把握し、課題点を抽出することから始めましょう。

また、業務効率を図る際は行った手法に対して、検証・改善を繰り返し行うことも重要です。自動化やシステム化、一元化といったシステムによる業務改善は組織全体の業務効率につながります。この機会にシステム導入も視野に検討してみてはいかがでしょうか。