ByDesignが解決できる課題

決算のたびに、いろんな部署からデータをかき集めて集計しなければいけない。部署毎にデータの持ち方に統一性がないから、どうしても手作業になってしまう。社長からは「もっと早く決算を出せ」とか「月次決算を出せ」と指示されているけど、業務負担が大きくて、とても対応できそうにない。

販売/在庫/生産/会計部門でそれぞれ異なる業務システムを導入していたり、表計算ソフトで情報を個別管理していると、決算情報を作成するのに時間がかかります。複数の部門からデータをかき集める必要があるためです。さらにデータの管理方法がバラバラだと、マスタ情報も統一されていないことが多く、データの統合には手作業が必要になることから余計に時間がかかるでしょう。抽出したデータにタイムラグがあれば、辻褄が合わないこともありますし、なにより人手を介した作業は効率が悪く、人為的なミスが正確な状況把握の妨げともなります。これらを根本的に解決するには、業務ごとにエクセルや個別システムを利用するのをやめて、全社的なプラットフォームで情報を統合管理することが不可欠です。
SAP® Business ByDesign®（以下ByDesign）は、販売/在庫/生産/会計はもとよりマーケティング機能やプロジェクト管理機能も含まれるオールインワンERPであるため、これ一つで社内の業務システムを一本化できます。これにより、これまで複数のシステムでバラバラに持っていた情報を、一つのデータベースに集約することができます。情報が統合されることで、もうデータをかき集める必要はありませんし、煩わしい集計作業ともおさらばできます。

上場を見据えて、社内のIT基盤や情報管理の仕組みを構築しないといけない。なんとなく人海戦術でやってきたが、承認ワークフローの整備も必要だし、職務分掌して社員がアクセスできる情報を明確に管理しなければいけない。やることは多いが、全部をスクラッチ開発していたら、とんでもない金額になりそうだ。

上場をみすえて内部統制を強化するなら、幅広い業務をカバーするオールインワンタイプのERPがお薦めです。ByDesignなら、財務・会計、販売、生産・在庫管理といった一連の業務プロセスを一つのプラットフォームで管理することができます。部門毎に個別に業務システムを利用していると、データの不一致や不整合が発生し、過去の取引を遡ることが難しくなります。ByDesignなら、あらゆる取引情報が一つのデータベースで統合管理されるだけでなく、日々のトランザクションを容易に遡ることが可能です。そのため、企業監査にも耐えられるトレーサビリティを確保することができます。さらに職種や役職などの職掌に応じて、社員にアクセス権限を与えたり、承認フローを構築できるなど、内部統制に必要な要件を満たしています。

「昨年と比較した売上傾向分析がしたい」とか「タイムリーに売上予測をしたい」など、経営指標をリアルタイムに分析したいというリクエストが多い。しかし、基幹システムからデータ抽出してBIツールに入れるのも面倒だし、そもそも使いこなせる人員がいないから、思うような分析ができない。

既になんらかのERPを導入している場合でも、リアルタイムに経営指標を見るのは困難な場合があります。ERPには日々の業務で発生した大量のトランザクションデータが蓄積されますが、一般的にこうした情報を経営指標として活用するにはBIツールなど、なんらかの分析系システムを利用する必要があります。トランザクションデータが大量で、ERPだけでは処理しきれないからです。ただ、業務系と分析系でデータをわけた場合、データの整合性がとれなくなったり、タイムラグが発生するためリアルタイムに経営指標を確認することは難しいでしょう。
これらの問題を解決するため、ByDesignではインメモリデータベースを用いた高速なプラットフォーム「SAP® HANA」を採用しています。この最新技術は、通常のデータベースよりも圧倒的に高速で処理できることから、業務系と分析系にデータをわける必要がなく、ERPに蓄積した大量のデータに対して、検索や集計処理を行うことができます。またByDesignには500種類以上のBIレポートが標準搭載されているため、手作業による加工や集計なしに様々な経営指標へリアルタイムにアクセスすることが可能です。

スクラッチ開発で改修を繰り返してきた基幹システムのサーバー保守期限切れが迫っている。現行業務に合わせてシステム構築したにも関わらず、現場からの不満は意外と多かった。しかも法改正に合わせて改修を繰り返す必要があり、コストの負担も大きかった。抜本的に刷新する必要性を感じているが、検討にかけられる時間はほとんどない。

弊社が2022年に実施した基幹システムに関するアンケート調査によると、意外にもスクラッチ開発したシステムはパッケージシステムよりも満足度が低いとの結果が出ています。しかも、業務適合性の面でもスクラッチ開発が下回るという、信じがたい結果です。特に売上300億円未満の企業において、この傾向は顕著です。これら中堅企業はビジネスの変化が早く、長い開発期間をかけてシステム構築しても、本番公開のときにはビジネスモデルが変化している可能性があります。そのためスクラッチ開発しているにも関わらず、業務適合性が低いという結果になるのでしょう。このような中堅成長企業には、システムに業務をあわせるタイプのByDesignがお薦めです。すでに完成されたシステムに合わせていくため、4～6ヶ月程度の短期導入が可能です。開発期間が短いため、スクラッチ開発と比べて初期投資も抑えられます。また、日本国内の法改正に対応した最新モジュールが四半期毎に無料で提供されることから、ランニングコストの大幅カットも可能です。

業務が属人化しており、仕事が円滑に回せていない。特定の誰かが休暇をとったり、辞めたりすると、とたんに業務がスタックしてしまう。業界固有の慣習と言われている作業も、単に前例踏襲しているだけで、意味のあるプロセスだと感じられない。業務の標準化を進めたいが、どうしたらいいものか。

業務課題の多くは、属人化によるムラと慣習化によるムダから起きていると言われています。特に基幹システムに話を絞ると、部分最適を目的に個別システムを導入したり、業務標準化を前提としない現行踏襲型のシステム導入が原因となることが多いでしょう。このようなシステム導入は、データの多重管理を引き起こしたり、データ活用の際に整形や集計などの手作業が必要となり、属人化の元とになってしまいます。業務標準化を行うには、コンサルタントに業務フローの整理を任せる方法もありますが、ByDesignなら遙かに簡単に実現できます。ByDesignには、SAP®がこれまで数万社のお客様から学んできたベスト・プラクティスがビジネスシナリオとして標準搭載されています。お客様はこのビジネスシナリオに業務を合わせて頂くことで、合理的で洗練された業務へ標準化されます。