キンコーズ・ジャパン
導入事例

変化に対応できるシステムの
柔軟性の確保と業務の標準化をクラウドERPで両立
全社統一の共通システムを整備したキンコーズ・ジャパン

キンコーズジャパン様導入事例
プリントやポスターなどの印刷を中心としたオンデマンドソリューションを提供するキンコーズ・ジャパン株式会社(以下、キンコーズ)は、 高品質かつ柔軟なサービスが強みである一方で、そのためにデータ入力の効率性やシステム連携、データ活用などの面で課題を抱えていた。  そこで同社では、自社の強みである柔軟性を維持したまま業務の標準化を実現するために「SAP Business ByDesign®」を導入。       社内全体で共通化したシステムと一元化されたデータ蓄積の仕組みを構築した。

ビジネスのバリエーションを一元的に管理できるシステムが欠如
データ入力や分析にもばらつきが発生

キンコーズは、プリントやポスター、名刺などの印刷を中心に、ノベルティ作成など幅広いアイテムを手がける、オンデマンドソリューションのリーディング企業だ。個人と法人を問わず、東名阪を中心に店舗とECを通じたサービスを提供。近年では、オフィスワークのデジタル化や  働き方改革にも対応し、電子署名やペーパーレス、デジタルマーケティングといったデジタルトランスフォーメーション(DX)支援     ソリューションも拡充している。
多様化する顧客の要求に応える一方、同社ではその変化に対するシステムの対応が求められていた。
「デジタル時代では案件が多様さを増しました。弊社では全業務を一元的に扱えるシステムを持っておらず、生産管理システム、会計システム、データ分析などがダイレクトに連携していないために、業務効率やデータ品質に課題を抱えていました」。以前の状況をこう説明するのは、同社情報システム部部長の中嶋隆之氏だ。
このような状況になっていた一因には、顧客満足を優先した事情があった。
「顧客の要望ごとにオリジナルなサービスを展開しており、その結果として店舗によって見積もり 手法、方法も異なります。これは強みの1 つですから、全社的な標準化を積極的には進めてきません でした。しかし、システム的な理想とは相反しており、二重入力など現場の負担やミスの原因にも なっていました。受注情報入力の多様性を維持しながらも、会計の統一性を保ち、処理スピードも 向上させ、入力負担も軽減できる仕組みづくりが求められていました」(中嶋氏)
また、データ分析については、各部門の求めに応じて情報システム部がデータを提供し、担当者がExcelなどで好きなように加工していた。これでは担当者が変わるたびに知見が失われがちなだけで なく、数字の意味に違いが生じ、時系列や他部門との比較が困難な状態が散見された。また情報を 抽出する情報システム部の負担も無視できないものになっていた。
キンコーズ・ジャパン様
キンコーズ・ジャパン株式会社
情報システム部 部長
中嶋隆之氏

事業の変化を見越した柔軟性を評価
少ない負担で業務標準化も図る

加えて複数ソリューションを検討。その結果、ERPとしての実績が豊富なSAPが提供するクラウドERP「SAP Business ByDesign®」を     クラウド基盤である「SAP Cloud Platform」で運用することに決定した。
特に評価したのは、今後の変化に対応できる柔軟性を備え、理想的な標準化を具現化できる点だった。SAP Business ByDesign®では、    グローバル標準のビジネスシナリオを選択することで、少ない負担で業務の標準化を図ることが可能だ。導入にあたってはカスタマイズや固有のアドオンは最小限にとどめる方針をとったという。
「業務に合わせてカスタマイズしてしまうと、サービスの変化や、新たに事業を統合した際に適応できなくなります。            業務へのフィッティング率は8割程度を目指し、2割をルーズにすることで対応の幅を持たせました。システムの観点では、J-SOXやISMSに   対応した入力が正しくできればよしとすることで、ビジネスの柔軟性を維持しつつ、入力項目増加による負担を抑えています」(中嶋氏)
さらに同社では、経営情報を可視化するための分析ツールとして、「SAP Analytics Cloud」も導入した。担当者ごとのばらつきが見られた  レポートを排除し、担当者が自分の手でスピーディに出力したデータが、社内の共通言語として活用される状態を目指したのだ。

プロトタイプで示しながら
システム構築を進める手法を採用

これらの製品導入に関してシステムの構築までを一貫して担ったのがSCSK Minoriソリューションズだ。
「ユーザーは意見を語るのが苦手で、実際にできあがってから要望や不満が上がってくるものです。そこで各社にはプロジェクト方法論も含めた提案を依頼したところ、ウォーターフォール型ではなくプロトタイプ型で進め、ユーザーの反応を見ながら完成を目指す考え方を示したのがSCSK Minoriソリューションズで、当社にとって最適だと判断しました」(中嶋氏)
また、従来の各システムではベンダーが異なり、管理の負担が少なくなかった。そこで今回はSAPに一元化し、同システムに関する知見を豊富に持つ1社に一括で任せられる安心感も大きかったという。

効率化と意志決定に寄与するシステムを構築
新たなDX基盤としても期待

2018年5月に開始した導入プロジェクトは、2019年8月に稼働を迎えた。
「現在では全社でSAP Business ByDesign®だけを使うようになり、合併した事業も含めてデータの精度や入力タイミング、レポート形式が揃うようになりました。統制を図れるだけでなく、スピード感のある的確な意志決定に寄与するデータを取得できるようになりました」(中嶋氏)
またクラウドに移行したことで、コロナ禍でもスムーズにテレワーク実施が可能だったことも大きな効果の1つだという。
一方で、アーリーアダプターとして上記に記した3製品すべてを使いこなす企業は珍しいことから、トラブルもあったと明かす。      「クラウドは自分たちで手を入れられる範囲が限られますので、ベンダーとのコミュニケーションが重要になります。            SCSK MinoriソリューションズはSAPとのパイプが心強く、諦めずワンチームで乗り越えてくれたことに感謝しています」と中嶋氏は評価する。
今回のプロジェクトは、システム導入だけでなく、キンコーズ自身のDXもミッションに掲げられていた。
「オンラインで顧客が入力した注文情報を、そのままERP側へシームレス連携できるようになり、転記の手間やミスを排除できるように    なりました。本格的な変革はこれからですが、第一歩を踏み出すことができました」と中嶋氏は話す。今後はFinTechサービスとの連携や、  オンライン決済への対応など、一層の自動化やサービス向上を推進する意向だ。効率化で確保した時間をより本質的な業務に割くことで    自社の強みをより強化していくという。

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